Il compenso forfettario: il buco nero dello Studio professionale

Di una cosa vado fiero, dopo trent’anni di esperienza. Quella di essere riuscito sempre ad avere un confronto diretto e sincero con i titolari degli studi. Questo mi ha permesso di capire le loro reali esigenze e di suggerire la soluzione più idonea, se era in mio possesso.

Come l’altro giorno nell’ufficio di Luca, un caro amico commercialista, quando ricevo una sua confidenza. “Sono stanco Giuseppe. Non riesco a tenere sotto controllo le attività dello studio con compenso forfettario.”

In questo post ti racconto come è proseguita la conversazione con lui, quale soluzione gli ho proposto e le mie riflessioni su questo argomento molto sentito.

Luca ha uno studio con sette postazioni di lavoro. È un’attività che sta ereditando dal padre e che segue in prevalenza micro imprese familiari e diversi professionisti. La struttura è simile a quella di altri studi: il personale è abituato a gestire le pratiche come lo si faceva dieci, quindici anni fa.

La crisi ha reso più evidente la necessità di una trasformazione alla quale sembra difficile adeguarsi. Le vecchie abitudini fanno fatica a lasciare il posto a nuove metodologie.

Luca è determinato. Insieme al padre, è sempre attento alle novità e desidera rimanere al passo con i tempi.

Sorrido e lo incalzo. “E immagino che siano i clienti peggiori di cui faresti volentieri a meno. Però così rischi di perdere anche i migliori.”

Lui annuisce. “La verità è che non dovrei più accettare questo tipo di contratti. Sono il buco nero del mio studio!” Ora sono io che scuoto la testa e gli domando: “Sei proprio sicuro?”.

Ora ti spiego il mio punto di vista, come ho fatto con Luca.

Partiamo dall’analisi del fatturato

Faccio una premessa. Non esistono buchi neri ma solo opportunità da cogliere. Sono momenti dove occorre trasformare la propria struttura perché diventi più efficiente e al passo con i tempi. Mi spiego meglio e ti chiedo di fare una prima verifica.

Fai l’analisi del fatturato del tuo studio suddiviso in incidenza percentuale sul totale e su come viene valorizzato.

Dividi il totale del volume d’affari nello Studio in due: quello generato dai contratti a preventivo e quello generato dal rapporti a consuntivo.

Le attività a consuntivo non rappresentano un problema. Come ad esempio:

• la consulenza XX % ( il rendiconto dell’attività fatta e documentata produce la parcella, numero di ore x costo orario dell’operatore coinvolto = parcella );
• le attività varie a richiesta YY % ( stessa cosa come sopra );
• la contabilità ordinaria ZZ % ( di solito è un fisso + attività da valorizzare ).

Le attività sopra descritte si determinano a consuntivo oppure, come l’ordinaria, vengono definite da un compenso fisso + le attività a consuntivo.

In ogni caso per le attività a consuntivo sei in grado di misurarle e riesci a giustificare il compenso per il lavoro svolto dal tuo studio.

Ti fornisco, a titolo d’esempio, due casi concreti che rendono l’idea di quello che dovresti ottenere in termini di analisi.

Caso 1: lo studio associato

Il primo caso riguarda uno studio associato composto da sette addetti tre professionisti e quattro collaboratori. Rappresenta una situazione molto frequente.

 

FATTURATO	IMPORTO	%
Forfait	278.000	69,50%
Tariffa	30.000	7,50%
Consuntivo	35.000	8,75%
Collegi sindacali	57.000	14,25%
Altro	–	0,00%
Totale:	400.000

Caso 2: CED con Studio associato di consulenza

Il secondo caso riguarda uno studio strutturato in CED (20 collaboratori) e studio associato di consulenza (10 professionisti).

 

CED (15 collaboratori)			STUDIO ASSOCIATO (10 professionisti)		CONSOLIDATO
	IMPORTO	%	IMPORTO	%	IMPORTO	%
Forfait	1.055.000	75,09%	297.000	23,86%	1.352.000	51,02%
Tariffa	29.000	2,06%	5.000	0,40%	34.000	1,28%
Consuntivo	–	0,00%	431.000	34,62%	431.000	16,26%
Collegi sindacali	321.000	22,85%	–	0,00%	321.000	12,11%
Altro	–	0,00%	512.000	41,12%	512.000	19,32%
Totale	1.405.000		1.245.000		2.650.000

In entrambi i casi si evince il peso dei contratti a preventivo che supera il 70 % nell’area servizi. Nel caso dello studio più strutturato il dato generale dei contratti a preventivo viene stemperato (51%) dall’area consulenza per la quale non è escluso che, in una certa misura, il tempo sia stato comunque preconcordato.

Emerge, in tutti i due i casi, la necessità di monitorare il compenso che si dedica a queste consulenze.

Il buco nero del compenso forfettario

Nel caso delle attività a preventivo capita spesso che l’impegno previsto sia maggiore di quello impiegato in realtà. E diventa difficile intervenire con un correttivo che copra le ore extra.

A questo punto ti faccio una domanda: come determini la cifra di un compenso forfettario? Lo definisci per similitudine con casi omogeneii di categoria o di fatturato? Oppure l’importo varia in base all’aumento o alla diminuzione del volume di lavoro nello studio?

Se il volume d’affari del compenso forfettario ha un’incidenza elevata sul tuo fatturato totale dovresti rispondere con precisione alle due domande di prima.

Se l’incidenza è importante devi iniziare a tenere sotto controllo il tempo che dedichi ai tuoi clienti a forfait.

Gli strumenti per gestire il compenso forfettario

È probabile che a questo punto tu mi faccia le stesse osservazioni che mi ha fatto Luca:

1. “Mi manca lo strumento per tenere sotto controllo il tempo di gestione dei clienti.”
2. “Ho sentito parlare di strumenti di controllo del tempo. Sono complicati e i miei dipendenti non lo userebbero.”
3. “Non me lo posso permettere. Ho già fatto troppi investimenti in questi anni.”

In realtà nessuna delle frasi è sbagliata, soprattutto la prima: “Non ho lo strumento”. Fino ad oggi questi strumenti non esistevano. O meglio richiedevano di abbandonare gli strumenti di gestione utilizzati per adottarne altri, costosi e difficili da utilizzare. Una scelta improbabile e rischiosa.

Con Valore Studio di Apogeo questa scelta è possibile. Nasce come strumento che consente di controllare come vengono utilizzate le ore per produrre e quelle che vanno “perdute”.

Valore Studio risponde a questa necessità. Non modifica la tua struttura di archiviazione dei documenti ma la ottimizza. Aiuta lo studio:

• a comprendere il costo delle commesse e quindi a prendere decisioni su dati analitici;
• a capire come le risorse “escono” dal tuo studio e quindi suggerisce dove intervenire;
• a migliorare il controllo di gestione, consentendoti di avere una percezione credibile del tempo dedicato e della destinazione dei miei sforzi per il raggiungimento dei ricavi;
• a migliorare la gestione organizzata delle pratiche di studio, consentendoti di gestire meglio le informazioni e semplificarne la ricerca;
• a migliorare la gestione dell’agenda, attraverso la condivisione delle informazioni sulle attività che si fanno sui clienti.

Faccio un chiarimento necessario: Valore Studio non sistema tutto da solo, ma richiede la disponibilità a compiere le azioni necessarie senza essere condizionati da simpatie o affetti.

Il compenso forfettario: le conclusioni

La perdita di redditività per gli Studi professionali è causata dal mancato controllo sul tempo dedicato al compenso forfettario.

La scelta di tenere sotto controllo le attività a preventivo aumenta la redditività del tuo Studio. In questo post ti ho descritto una soluzione concepita per dare risposte alla dichiarata sofferenza economica dello Studio nella gestione delle commesse con compenso forfettario.

Ti puoi permettere di non valutare questa opportunità?