Occhio non vede, cuore non duole

Gestire l’attività professionale non è semplice. Le scadenze, i continui aggiornamenti di legge e il momento di cambiamento impongono consapevolezza e formazione continua. Mai come ora la conoscenza del tuo studio è fondamentale per aumentare la marginalità e scongiurare perdite di produttività.

Nel post precedente ho descritto la conversazione che ho avuto con Luca, un mio caro amico commercialista, sulla misurazione dei compensi a forfait. Un aspetto che, se gestito in modo corretto, può rivelarsi una risorsa importante per gli studi professionali.

 

Oggi voglio portarti alcuni esempi di come questa gestione non solo sia possibile, ma anche di facile implementazione. Per fare questo proseguo la mia chiacchierata con Luca.

“Bene Luca. Ora che abbiamo evidenziato la necessità di misurare il tempo dedicato ai compensi a forfait, ti indico un metodo per tenere sotto controllo la situazione”.

Questione di metodo

Luca abbozza un sorriso e incrocia le braccia sulla scrivania. “Vuoi propormi l’acquisto di un altro software Giuseppe? Sai che devo stare attento ai costi e, soprattutto, i miei collaboratori sono già oberati di lavoro”.

Mi aspettavo queste osservazioni e lo incalzo. “Non voglio venderti nulla, semmai farti una domanda: quando acquisisci un nuovo cliente, quale criterio adotti per stabilire il tuo compenso?”.

La risposta che mi ha fornito Luca è simile a quella che, in tanti anni di frequentazione degli studi, mi è stata data da altri titolari: “valuto il nuovo cliente basandomi sulla similitudine con un altro cliente”.

Questo modo di valutare le commesse non è preciso e comporta dei rischi, come spiegherò più avanti. In realtà, quello che deve essere adottato è un nuovo metodo di lavoro. Un esempio? L’incidenza degli adempimenti che si sono aggiunti negli ultimi anni.

Il nuovo metodo parte dal principio che la misurazione del lavoro deve essere effettuata nel momento preciso in cui esso viene svolto, al termine di ogni singola attività. La continuità delle misurazioni, unita al controllo quotidiano sulle commesse, garantisce la determinazione esatta del tempo impiegato.

L’impatto sul lavoro quotidiano

Luca scuote ancora la testa. “Sono d’accordo, il metodo è importante e disporre di una misurazione quotidiana sarebbe un sogno. Ma il raggiungimento di questo obiettivo come impatta sulla quotidianità dello studio?”.

Siamo sicuri che sia questa la prima preoccupazione che devi avere? Prima di parlare di difficoltà operative, mi soffermerei su un aspetto importante: le perdite di marginalità causate da un’errata valutazione del tempo necessario per gestire il cliente.

Gli scostamenti dalle tue stime possono derivare da:

• richieste di attività non previste e non fatturate;
• tempo stimato errato;
• volume d’affari del cliente che è aumentato, come i documenti da registrare;

Con l’utilizzo di uno strumento idoneo e di facile utilizzo abbiamo la possibilità di verificare in qualsiasi momento la produttività. Con risultati oggettivi possiamo apportare correttivi immediati e disporre, in qualsiasi momento, di una fotografia dello studio.

Lo strumento giusto per essere ( finalmente ) consapevoli

Gli strumenti di lavoro sono importanti. Ci aiutano a lavorare meglio e a ottimizzare il nostro tempo. Questo vale molto di più per i software. I migliori sono quelli che sono discreti e affiancano l’attività lavorativa accompagnando l’operatore senza pesare sui compiti a loro assegnati.

Voglio presentarti un tool che ritengo utile e preciso per determinare il tempo reale dedicato alle attività a forfait. Per farlo ti mostro un filmato.

La continuità delle misurazioni è la garanzia per avere la situazione sempre sotto controllo. Il timore di Luca, che potrebbe essere anche il tuo, di non riuscire a utilizzare lo strumento nella propria struttura è scongiurato. Bastano pochi secondi per ogni operazione.

Casi di studio: i rischi della misurazione per similitudine

Ora che abbiamo visto in opera un tool di misurazione preciso ed efficace, torniamo al metodo tradizionale di misurazione per similitudine.

Come dicevo prima, voglio sottoporti ora due esempi di errata valutazione. In realtà sono casi reali ai quali abbiamo sostituito, per ovvi motivi, i nomi dei clienti con lettere dell’alfabeto.

Prendiamo ad esempio due clienti nuovi dello studio: B e D. Per questi il compenso è stato concordato prendendo come riferimento clienti simili già presente in studio, rispettivamente A per B e C per D.

Oggi le due coppie di clienti hanno ancora lo stesso forfait ( A e B € 2.500, C e D € 1.400 ). Ma presentano ancora gli stessi parametri di allora? Per riuscire a dare una risposta a questa domanda abbiamo bisogno di analizzare:

• Il valore del contratto a forfait;
• Il contenuto del contratto, ovvero le attività previste;
• Il tempo stimato.

Questi dati ci dicono che sul cliente A ( che ha determinato compenso forfettario del cliente B ) stiamo perdendo un 5 % sul valore di Break Even ( copertura dei costi ). Gli stiamo dedicando troppo tempo?

Quel che è peggio però è che il cliente B ( che in origine era allineato al cliente A ) oggi richiede che gli venga dedicato molto più tempo, 47 ore in più che si giustificano anche con un aumento del 25 % dei movimenti contabili da registrare. La perdita a Break Even raggiunge il 36 %.

Un discorso diverso per il cliente C. È un cliente remunerativo ( 51% di marginalità ) grazie ad un compenso che, rapportato al tempo che assorbe, garantisce non solo la copertura dei costi sostenuti, ma anche un cospicuo guadagno ( 26% oltre il guadagno atteso da budget ).

Questo vale anche per il cliente D? No, non vale. Ricordiamoci che è diventato cliente dello studio con gli stessi presupposti di C.

Il tempo di lavoro che ci richiede è più che quadruplicato e ciò porta ad una perdita molto pesante. Questo è il caso di un cliente che negli anni ha sviluppato la propria attività incrementando il volume di lavoro ma lo studio non si è adeguato ed ha mantenuto nei suoi confronti le condizioni economiche iniziali.

Ora ti faccio una domanda, la stessa che ho rivolto a Luca: “Come avremmo potuto eseguire queste analisi senza uno strumento di misurazione?”

Ebbene, utilizzando lo strumento che hai visto prima nel filmato, possiamo eseguire una verifica sul primo mese ( o trimestre ) dei due clienti che consideri “buoni” e per cui lo studio ha un impegno costante in termini di tempo. Di seguito, sebbene queste valutazioni possono ottenersi ogni mese o trimestre, ti espongo i dati che sono emersi in un anno.

Occhio non vede, cuore non duole: le conclusioni

Nei post precedenti ti ho parlato di quanto sia importante la consapevolezza e la formazione, per affrontare le nuove sfide che ci attendono. Poi ti ho reso partecipe di una conversazione sulla misurazione del compenso forfettario, vero e proprio buco nero degli studi professionali.

In questo post ho descritto il metodo di lavoro che dovresti adottare per misurare le attività e ridurre i rischi di errate valutazioni delle commesse. Ti ho proposto un video che dimostra la sua semplicità di utilizzo e un caso di studio sulla valutazione dei clienti per similitudine.

Nel prossimo articolo ti mostrerò come una delle conseguenze più piacevoli dell’adozione di questo metodo e degli strumenti giusti, quanto sia facile gestire la parcellazione. Continua a seguirmi sul blog.