La fatturazione nello Studio del commercialista

Un importante momento di verifica e una preziosa fonte di informazioni.

Stim.mo Professionista,

in un mercato complesso come il nostro per poter essere competitivi e migliorare la redditività del nostro Studio dobbiamo saper definire e organizzare al meglio le procedure e i flussi lavorativi.

Questa mia affermazione per quanto possa sembrarti riduttiva è importante, ricordiamoci che per lo svolgimento della nostra professione noi utilizziamo e vendiamo tempo… il nostro e quello dei nostri collaboratori e Il bilancio di fine anno del nostro Studio molto dipenderà dall’utilizzo che ne facciamo.

Se siamo consapevoli che il tempo in Studio a nostra disposizione non è infinito la domanda sorge spontanea: possiamo permetterci di non misurarlo o di trascurarlo?

 Il Professionista, oggi può guadagnare solo con una corretta gestione e remunerazione del tempo a disposizione.

Proprio l’altro giorno sono ritornato da Luca, un mio caro amico Commercialista, (nei precedenti Post ti ho raccontato di alcuni dei nostri confronti) e questa volta, se pur consapevole di quanto sopra descritto, Luca si lamentava di come il processo di parcellazione gli facesse venire sempre un gran mal di testa:

“Ogni trimestre è la stessa storia: ho tutte le informazioni sparse di ciò che è stato fatto, le devo raccogliere, devo dare un ordine e devo raggrupparle per esprimere dei valori. Questo lavoro mi richiede un sacco di tempo e molte volte mi mette in difficoltà”.

Al che io rispondo:

“Eppure Luca sai come il tempo sia una risorsa che non puoi permetterti di sprecare ma se ci pensi, hai solamente bisogno di un metodo e di uno strumento adeguato per il tuo lavoro”

Ma la risposta, come sempre pronta, è la solita:

“In studio siamo già pieni di lavoro, non credo che potremmo permetterci di aumentarne il carico”

Non mi arrendo e mi sento in dovere d’informarlo di come tutto questo sia invece possibile:

Ma sei sicuro di poterti ancora permettere questo spreco di tempo per gestire sempre in ritardo la fatturazione dello Studio, solo perché sei sempre focalizzato e impegnato a risolvere i problemi dei tuoi clienti?

Questo ti fa onore, ma devi sapere che strumenti oggi disponibili sul mercato e utilizzati con soddisfazione da tantissimi tuoi colleghi, hanno già affrontato e risolto brillantemente questa problema.

Faccio pausa per eventuali sue altre obiezioni e poi riprendo:

Luca è il momento di prendere una decisione importante per il tuo Studio, quello di cui hai bisogno è un metodo e uno strumento semplice da utilizzare dove memorizzare senza spreco di tempo tutte le attività e le informazioni necessarie.

Tutto questo puoi farlo in Studio, dal cliente e/o ovunque ti trovi perché con strumenti come: Tablet, Smart-Phone e notebook, i confini dello Studio oggi non esistono più, con il vantaggio di poter avere dati e informazioni sempre disponibili.

Un bel vantaggio, con la possibilità di poter interagire sempre con l’applicativo, potrai aggiornare le attività in qualsiasi momento, potrai evitare dimenticanze, correggere eventuali errori e non solo, con uno strumento idoneo per il tuo lavoro, potrai riportare promemoria, considerazioni e anche richieste che dovrai evadere successivamente per il cliente, sicuro che ti saranno riproposte e ricordate al momento opportuno.

Con questo Post desidero testimoniare e darti evidenza di come con un buon metodo di Parcellazione puoi contribuire a migliorare la redditività del tuo Studio senza grossi stravolgimenti operativi perché, se ci pensi bene… quello che ti serve è quello che già fai oggi a fine mese o trimestre, per parcellare in ritardo: NON E’ LAVORO IN PIU’ QUELLO CHE DEVI FARE. Devi solo farlo con metodo, con il giusto supporto tecnologico e il giorno della parcellazione si trasformerà per te e per il tuo Studio in un importante momento di verifica e riscontro economico della tua attività.

Per meglio spiegarmi desidero darti pratica evidenza di come sia semplice verificare e valorizzare le attività fatte, come esempio di seguito utilizzo alcune stampe già pronte e disponibili in Valore Studio Zucchetti, un applicativo progettato per migliorare la produttività dello Studio che rappresenta una concreta e consolidata soluzione al nostro problema.

La valorizzazione delle attività in parcella si può generalmente classificare in tre possibili tipologie:

A) Abbiamo definito un contratto forfettario con il cliente:

In questo caso devi inserire in Valore Studio le attività concordate i dati del contratto e le condizioni di fatturazione. L’inserimento dei tempi non modificherà il valore predefinito ma saranno per te importanti indicatori di verifica e corrispondenza al tempo preventivato.

A) Visualizza report tempi stimati

B) Attività da valorizzare a tariffa:

Ti basterà procedere a registrare quotidianamente il lavoro fatto, e se abbiamo predisposto correttamente i costi orario dei collaboratori, soci ecc… nelle rispettive tabelle, Valore Studio ti produrrà una stampa riepilogativa con indicato:

• Il costo dell’attività: è il costo reale dell’attività che lo studio sostiene
• Il compenso obiettivo: è il valore proposto con la percentuale di ricarico minima che abbiamo definito per ogni attività
• Il compenso attività: è il valore che dovremmo applicare in base alle nostre tariffe precaricate per quantità erogata

B) Stampa Elenco Attività

C) Attività di consulenza:

Un’attività consulenziale per un’esigenza del nostro cliente (che quindi non è mai stata considerata o concordata) in questo caso la stampa ti riporta il tempo realmente dedicato da valorizzare alla tariffa di riferimento per ogni singola attività ed operatore e come per la situazione precedentemente descritta avrai:

• Il costo dell’attività: è il costo reale dell’attività che lo studio sostiene
• Il compenso obiettivo: è il valore proposto con la percentuale di ricarico minima che abbiamo definito per ogni attività
• Il compenso attività: è il valore che dovremmo applicare in base alle nostre tariffe orarie per operatore di Studio precaricate

C) Visualizza report attività Extra

Come puoi vedere i report sono volutamente semplici per una facile interpretazione ed immediata valutazione quantitativa ed economica da parte del Professionista o incaricato al controllo.

In conclusione:

Con metodo e il giusto strumento, come ti ho dimostrato, è facile misurare e valorizzare il lavoro fatto, evitare errori e a fine mese o trimestre con un veloce controllo saremo pronti per l’emissione definitiva delle fatture, senza più ritardi e inutili giustificazioni e per il tuo Studio, a vantaggio di un tanto e desiderato beneficio finanziario.

Ma perché non farlo?

P.S.

Con lo strumento adatto e l’applicazione di un corretto metodo di lavoro non solo abbiamo ridotto al minimo il tempo necessario per la Parcellazione, ora nel database del nostro applicativo disponiamo anche di preziosissime informazioni che saranno utili e indispensabili per l’attività commerciale del nostro Studio, ma qui mi fermo perché questo sarà argomento per il prossimo mio Post.